إجتماعات العمل، لها قواعدها الخاصة، فإن الاجتماعات تضعك أمام زملاء العمل والرؤساء الذين قد لا تعمل معهم بشكل منتظم. هذا يعني أن الطريقة التي تتصرفين بها قد تترك انطباعًا دائمًا. هل يجوز تناول الطعام أثناء الاجتماع أو تفقد هاتفك؟ هل يجب أن تكون الشخص الذي يطرح الأسئلة في النهاية؟ إذا تم كسرها، فقد تضر القواعد غير المكتوبة للاجتماع الاحترافي بسمعتك. وبالتأكيد أنت لا ترغبين في ذلك، للحصول على فكرة أفضل عن كيفية الحفاظ على صورة مهنية إيجابية أثناء الاجتماع،

نقدم لك عزيزتي هذه القائمة من القواعد التي ستفيدك كثيرا، وتجعلك موظفة راقية وتحظى بسمعة جيدة بعد كل إجتماع عمل تخوضه:

1. كوني هناك في الوقت المحدد.
2. تقديم نفسك لمن يجلس بالقرب منك.
3. اجلسي بشكل مناسب.
4. لا تمرري أصابعك من خلال شعرك
5. ارفعي صوتك.
6. لا تضغطي على قواعد اللباس
7. المقاطعة ليست جيدة
8. لا تخرجي هاتفك.
9. لا تحفظ كل أسئلتك حتى النهاية.

وإليك هذه القواعد بالمزيد من التفصيل:


1. كوني هناك في الوقت المحدد.

تأكدي من وصولك في الوقت المحدد والاستعداد للاجتماع في وقت مبكر، أنت لا تريدين أن تضيعي وقت أي شخص آخر من خلال عدم الالتزام بالمواعيد. يحتاج الموظف إلى البدء في الوقت المحدد حتى يتمكن الرؤساء من الثقة في مدى إلتزامه والإعتماد عليه لاحقا.

2. تقديم نفسك لمن يجلس بالقرب منك.

إذا كان الجميع لا يعرفون بعضهم البعض في غرفة الاجتماعات، فأنت بحاجة إلى تقديم مقدمات أو تقديم نفسك. يجب عليك القيام بذلك من خلال البدء بالشخص ذي المرتبة الأعلى أولاً.

3. اجلسي بشكل مناسب.

فأنت بحاجة إلى تعديل مقعدك بحيث تصبحين على ارتفاع متساو مع أي شخص آخر على الطاولة. لا يقوم بعض الأشخاص بتعديل كراسيهم، لذلك ينتهي بهم الأمر بأن يكونوا الأطفال الصغار في الاجتماع. المشكلة أن هذا يجعل الآخرين يرونك أقل اهتماما بهيئتك الخارجية، أو أقل شأنا، عدلي كرسيك، أرفعيه بحيث يجعلك في مستوى ارتفاع الآخرين مهما كنت قصيرة.

4. لا تمرري أصابعك من خلال شعرك:

سواء كان ذلك في عرض تقديمي أو اجتماع، لا تمرري أصابعك من خلال شعرك ولا تلعبي به، ولا تحاولين إعادة تصفيفه، أو لمسه. إذا كنت تعتقد أن شعرك فوضوي، فقومي بتثبيته وربطه في الحمام قبل الدخول إلى الإجتماع. يمكن أن يؤدي اللعب بشعرك إلى مقاطعة عملية تفكير الشخص الآخر. يمكن أن يظهر أيضًا أنك ربما تكونين غير مهتمة بالإستماع لحديثه.


5. ارفعي صوتك.

عندما يتحدث الناس في الاجتماعات، يحتاجون إلى التحدث بصوت عالٍ بما يكفي حتى يسمع الجميع ما يقولونه. "كثير من الرجال والنساء ، وخاصة النساء، لا يتحدثون بصوت عالٍ بما فيه الكفاية. والتحدث بهدوء هو عمل غير لفظي خفي يمكن أن يؤثر على مهنتك".


7. لا تضغطي على قواعد اللباس:

لم تعودي طالبة في الكلية. لذا فإن ما ترتديه مهم جدًا. المكياج الصاخب والقمصان الفضفاضة مرفوضة بالكامل. كوني أنيقة وارتدي ملابس أنيقة.

8. المقاطعة ليست جيدة:

ليس من الأدب مقاطعة الآخرين، ولكن في بعض الاجتماعات، عليك المقاطعة في وقت ما وإلا فلن يتم سماعك. افهمي القواعد حتى تتمكن من عقد اجتماع مثمر. هذا ليس حرم جامعي حيث يمكنك أن تأخذي حريتك في مقاطعة المحادثة. في بيئة مهنية، تعلمي أن تكوني مستمعة. عندما يشير شخص ما إلى نقطة ما، لا تقاطعيه. دعيهم ينتهون.


9. لا تخرجي هاتفك.

إن الكثير من الأشخاص يحتفظون بهواتفهم على الطاولة أثناء الاجتماعات. لا تفعلي هذا. حتى إذا كنت لا تنظرين إلى هاتفك، يمكن أن يشتت انتباه الآخرين، إذا بدأ في الإضاءة أو إصدار ضوضاء. ضعهيه في جيبك، واحتفظ به في حالة اهتزاز، واتركي الغرفة إذا كان عليك الرد على المكالمة أو الرد على رسالة نصية". "إنه من المرفوض تماما، أن ترسل رسائل نصية خلال اجتماع."

10.لا تحفظي كل أسئلتك حتى النهاية.

اطرحي أسئلتك في الوقت المناسب. لا تكوني الشخص الذي يبدأ "بطرح الأسئلة وإضافة أشياء لا تحتاج إلى إضافتها" عندما يستعد الجميع للذهاب.

يشير الإتيكيت إلى الأخلاق الحميدة التي يطلبها الفرد لإيجاد مكان في المجتمع. من المهم للفرد أن يتصرف بشكل مناسب في الأماكن العامة لكسب الاحترام والتقدير. يجب على المرء أن يتعلم الحفاظ على اللياقة في مكان العمل أيضا. من المهم أن تحترم الآخر، لن يأخذك أحد على محمل الجد إذا لم تتصرف بشكل جيد في مكان العمل. تعد الاجتماعات جزءًا مهمًا من الشركات حيث يجلس الموظفون معًا على منصة مشتركة، ويتبادلون وجهات نظرهم وآرائهم ويتوصلون إلى حل يفيد المنظمة ومقبول من الجميع. تشير آداب الاجتماع إلى قواعد السلوك التي يجب على الفرد اتباعها أثناء حضور الاجتماعات والمناقشات في مكان العمل.

دعونا نتناول بعض آداب الاجتماع بالتفصيل:

1. يتحتم عليك معرفة ما يدور حوله الاجتماع. افهم أهمية الاجتماع.
2. لا تذهب بيدين فارغتين. يجب على الموظفين القيام بجميع الأعمال قبل حضور الاجتماعات لضمان أقصى قدر من المشاركة من نهايتها. حضر الملاحظات مقدما.
3. لا تحضر الاجتماعات أبدًا بدون مفكرة وقلم. من غير الممكن عمليا للفرد أن يتذكر كل شيء تمت مناقشته في وقت الاجتماع. تساعد المفكرة في تدوين النقاط المهمة للرجوع إليها في المستقبل.
4. احتفظ دائمًا بهاتفك الخلوي في الوضع الصامت أو الهزاز. رنين الهواتف الخلوية في منتصف الاجتماعات والندوات يعتبر فظا وغير مهني. قد يؤدي ذلك إلى إهانة الآخرين الجالسين في نفس الغرفة وكذلك كسر وتيرة الاجتماع.
5. لا تحضر المكالمات الهاتفية أثناء الاجتماعات إلا إذا كانت حالة طارئة. من الأخلاق السيئة أن تفعل الشيء نفسه.
6. يجب على الرؤساء وضع جدول أعمال قبل كل اجتماع.
7. يجب توزيع جدول الأعمال على جميع الموظفين حتى يتم إعدادهم مسبقًا.
8. لا ينبغي عقد الاجتماعات بلا خطة أو أهداف مسبقة. من المهم أن يكون لديك خطط محددة جيدًا.
9. ضع قائمة بالقضايا التي ستتم مناقشتها في وقت الاجتماع. تأكد من أنك لا تحيد عن النقاط الرئيسية. اجعل الاجتماعات قصيرة.
10. لا تتأخر عن الاجتماعات. التأخر عن الاجتماع أمر غير متوقع من أي شخص محترف.
11. مضغ العلكة أثناء الاجتماعات طفولي ويجب تجنبه.
12. كن مستمعا جيدا. استمع لما يقوله الآخرون. انتظر دورك في الكلام.
13. اجلس أينما تجد مكانًا. لا تركض هنا وهناك.
14. لا تدخل غرفة الاجتماعات بمجرد أن يبدأ الاجتماع بالفعل فهذا يزعج الآخرين.
15. تجنب أخذ أكواب القهوة أو الشاي إلى غرف الاجتماعات ما لم ينصح الرؤساء بذلك.
16. العبث بالقلم أو المفكرة هو أحد مصادر الإلهاء الرئيسية في الاجتماعات. يجب على المرء التركيز والبقاء في حالة تأهب. كن مستمعًا يقظًا. لا تتثاءب حتى لو وجدت الاجتماع مملًا.
17. يجب أن يتحدث الشخص الذي يرأس الاجتماع بصوت عالٍ وواضح. من الضروري الاهتمام بطبقة الصوت والنبرة.
18. يجب أن تكون الاجتماعات تفاعلية وتسمح للموظفين بتقديم اقتراحاتهم وتعليقاتهم القيمة. يجب الاحتفاظ بجولة الإجابة على الأسئلة في النهاية للموظفين لتوضيح شكوكهم.
19. بمجرد انتهاء الاجتماع ، يجب إعداد محضر الاجتماع وتعميمه عبر جميع الإدارات حتى يتخذوا الإجراءات اللازمة
20. استخدم ألواح الكتابة وأجهزة العرض والرسوم البيانية والمؤشرات والشرائح للحصول على وضوح أفضل.
21. لا تحول غرفة الاجتماعات إلى ساحة معركة. تحدث بأدب واحترم زملائك.
22. لا تحضر الاجتماعات بشكل عرضي. اتبع قواعد اللباس الاحترافية.